Cómo hacer que los empleados crean realmente que su EAP es privado
- hace 4 días
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El momento en que se rompe la confianza suele ser pequeño.
Lo que usted dice: "Este servicio es completamente confidencial".
Lo que algunos empleados escuchan: "Es confidencial hasta que deja de serlo".
Llámalo cinismo si quieres. Es racional. Cuando el sistema que gestiona tu vida laboral (los portales de RR. HH., las plataformas de beneficios y las nóminas) sale en las noticias por una filtración, la gente no lee el informe del incidente. Aprenden una regla: «Si afecta al trabajo, no es realmente privado».
En agosto de 2025, Workday reveló una brecha de seguridad que afectaba a un sistema CRM de terceros después de que una campaña de ingeniería social se hiciera pasar por personal de RR. HH./TI y expusiera los datos de contacto de la empresa. Los informes también indicaron que la página de divulgación contenía una etiqueta "noindex" en ese momento, lo que limitaba la visibilidad en las búsquedas.
Esa es la brecha de credibilidad que se cierra cuando se lanza un EAP o un beneficio de salud mental en el lugar de trabajo, no con "mejores políticas", sino con un lenguaje sencillo, límites transparentes y mecanismos de seguridad que los empleados puedan entender.
Esta guía le muestra cómo: seis pasos prácticos, bloques de copia listos para pegar y una lista de verificación de confianza y seguridad que los empleados pueden verificar.
Tabla de contenido:
Las tres preguntas que realmente hacen los empleados
Antes de hacer clic en "iniciar", los empleados quieren saber:
Visibilidad: ¿Mi empleador verá mi nombre, lo que digo o que lo usé?
Juicio: ¿Esto afectará mi trabajo o el modo en que mi gerente me trata?
Seguridad: Si tengo dificultades, ¿qué sucede y quién interviene?
Si no respondes las tres preguntas con claridad, la adopción se mantiene baja. Aquí te explicamos cómo responderlas.
Paso 1: Redacte una declaración de confidencialidad que la gente crea
Si no cabe en una sola pantalla, no será confiable.
Copiar bloque 1: Confidencialidad de cara al empleado
El uso del servicio es privado. Tu empleador no puede ver tus conversaciones, el contenido de tus sesiones ni tus datos personales. La empresa solo recibe informes anónimos y agregados, como las tendencias generales de uso por ubicación o tamaño del departamento, para que podamos mejorar la atención al cliente. No se comparten datos personales.
Copiar bloque 2: Límite de emergencia
Si corre riesgo inmediato de sufrir daños, los servicios de emergencia (999/112) son la mejor opción. Este servicio no sustituye la respuesta a emergencias.
La claridad se interpreta como honestidad. La vaguedad suena a evasión.
Paso 2: Explicar la IA sin asustar a la gente
Incluso cuando la IA solo ayuda con la navegación, los empleados asumen que analiza su estado mental o proporciona datos a los empleadores. Sea explícito.
Copiar bloque 3: explicación del uso de la IA
La IA puede ayudarle a encontrar el apoyo adecuado con mayor rapidez, por ejemplo, sugiriendo recursos relevantes o conectándole con las vías de atención adecuadas de forma inmediata. No sustituye la atención humana. Su empleador no recibe su contenido personal ni la información generada por IA sobre usted.
Evite usar el término "terapeuta de IA". Crea expectativas erróneas y nuevos temores.
Paso 3: Hacer visible la escalada sin el Manual de Crisis
La mayoría de los empleados no necesitarán escalar problemas. Pero todos deben saber que existe y que no significa que "llamen a su gerente".
Copiar bloque 4: Principios de escalada
Si el servicio detecta que alguien puede estar en riesgo, está diseñado para priorizar la seguridad. Esto puede incluir la solicitud de opciones de apoyo urgentes y la participación de supervisión clínica cualificada, de acuerdo con los protocolos de seguridad predefinidos. La escalada es dirigida por personas cuando se identifica un riesgo. Esto no significa que su gerente o el departamento de Recursos Humanos reciban una notificación automática.
Mantenga las raras excepciones (órdenes judiciales, salvaguardas) en los documentos internos, no en las preguntas frecuentes de los empleados.
Paso 4: Entregar un guión a los gerentes
Los gerentes controlan la adopción más que RR. HH. Una pregunta curiosa destruye la confianza.
Script del administrador
Si usas el servicio, no lo sabré y no debería preguntar. Está ahí si necesitas apoyo privado. Si alguna vez te sientes inseguro, los servicios de emergencia son la opción correcta.
Lo que los gerentes nunca deberían preguntar:
"¿Lo usaste?"
¿De qué hablaron?
¿Alguien más lo está usando?
Paso 5: Cree una página de confianza y seguridad que los empleados puedan consultar (y que RR. HH. pueda compartir)
Una página. Lenguaje sencillo. URL permanente.
Aquí es donde los empleados acuden cuando tienen dudas y donde RR. HH. puede orientar a las partes interesadas cuando surgen preguntas. La documentación más completa puede residir en un Centro de Confianza o compartirse previa solicitud.
Qué incluir (Lista de verificación de confianza y seguridad)
Conceptos básicos del RGPD: quién hace qué (responsable/encargado del tratamiento), disponibilidad de la DPA, cómo se gestionan las solicitudes de derechos
Retención de datos: el enfoque de retención y eliminación (alto nivel)
Subprocesadores: lista (o un proceso de solicitud claro) + cómo se comunican los cambios
Seguridad: ISO 27001 / SOC 2 Tipo II ( certificado o en proceso ), enfoque de cifrado + gestión de claves, pruebas de seguridad independientes (detalles a pedido)
Gobernanza de la IA: para qué se utiliza la IA, dónde supervisan los humanos y cómo se manejan los datos (declaración de alto nivel)
Escalada y seguridad: factores desencadenantes, supervisión clínica y límites de notificación al empleador
Informes: qué se agrega, qué no es identificable y cómo se preserva el anonimato
Por qué es importante: ofrece a los empleados algo más raro que una simple garantía, algo que pueden verificar.
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Paso 6: Lanzamiento como si la confianza fuera el producto
La confianza necesita repetición en el momento de la decisión, no sólo en los correos electrónicos de lanzamiento.
Para que esto sea repetible sin personal adicional, en Kyan, los clientes tienen acceso a Kyan Engage que incluye un generador de activos que ayuda a RR.HH. a crear y lanzar comunicaciones para empleados, preguntas frecuentes y paquetes para gerentes en minutos.
Día | Acción | Qué incluir |
Día 1 | Lanzar correo electrónico | Copiar bloques 1 + 2 |
Día 2 | Página de intranet | Lo mismo + Preguntas frecuentes con los bloques de copia 3 + 4 |
Día 3 | Reunión informativa para el gerente | Sesión de 15 minutos con guión + límites |
Semana 2 | Recordatorio dentro del producto | "Privado. Sin visibilidad del empleador." al iniciar sesión |
Mes 1 | Correo electrónico de seguimiento | Repetir confidencialidad + enlace a la página de Confianza |
Repita el mensaje de privacidad donde se toma la decisión: al iniciar sesión, en la aplicación, en la integración, no solo en el archivo de las personas de comunicaciones.
En resumen
La brecha entre un uso bajo y una adopción significativa a menudo se reduce a una pregunta bien respondida: "¿Puede mi empleador ver esto?"
Si no puedes responder eso en una frase, todo lo demás es ruido.
Genere confianza con un lenguaje sencillo, una gobernanza transparente de la IA, supervisión humana visible, gerentes capacitados y una página de Confianza y Seguridad que los empleados puedan verificar. Trate la confianza como parte del producto, no como una nota al pie, y la adopción será inmediata.
Bloques de copia (reutilizables para equipos de RR.HH.)
Copiar Bloque 1: Confidencialidad de cara al empleado
El uso del servicio es privado. Tu empleador no puede ver tus conversaciones, el contenido de tus sesiones ni tus datos personales. La empresa solo recibe informes anónimos y agregados, como las tendencias generales de uso por ubicación o tamaño del departamento, para que podamos mejorar la atención al cliente. No se comparten datos personales.
Copiar Bloque 2: Límite de emergencia
Si corre riesgo inmediato de sufrir daños, los servicios de emergencia (999/112) son la mejor opción. Este servicio no sustituye la respuesta a emergencias.
Bloque de copia 3: Explicación del uso de la IA
La IA puede ayudarte a encontrar el apoyo adecuado más rápidamente, por ejemplo, sugiriendo recursos relevantes o conectándote con las vías de atención adecuadas. No reemplaza la atención humana. Tu empleador no recibe tu contenido personal ni la información generada por IA sobre ti.
Copiar Bloque 4: Principios de escalamiento
Si el servicio detecta que alguien puede estar en riesgo, está diseñado para priorizar la seguridad. Esto puede incluir la solicitud de opciones de apoyo urgentes y la participación de supervisión clínica cualificada, de acuerdo con los protocolos de seguridad predefinidos. La escalada es dirigida por personas cuando se identifica un riesgo. Esto no significa que su gerente o el departamento de Recursos Humanos reciban una notificación automática.
Preguntas frecuentes
¿Por qué los empleados no confían en las declaraciones de confidencialidad del EAP?
Porque han visto cómo se expande la vigilancia en el lugar de trabajo y cómo las promesas de privacidad vienen con reservas. La confidencialidad debe ser verificable, no solo una afirmación.
¿Cuál es la pregunta más importante que hacen los empleados sobre la privacidad del EAP?
"¿Puede mi empleador ver lo que digo o que lo usé?" Si no respondes esto claramente en una sola oración, asumirán que sí.
¿Cómo explicamos la IA sin crear problemas de confianza?
Sea específico: la IA facilita la navegación y la búsqueda de recursos. No reemplaza la atención humana ni envía datos personales a los empleadores. Evite usar el término "terapeuta de IA".
¿Cuál es la diferencia entre una política y un sistema de confianza?
Una política es un documento que el departamento legal aprueba. Un sistema de confianza implica lenguaje sencillo, gobernanza transparente de IA, gerentes capacitados, supervisión visible y mensajes consistentes en cada punto de contacto.
