Was ist die EAP-Nutzungsrate? Ein vollständiger Leitfaden zur Berechnung und Interpretation
- Barbra Okafor
- vor 6 Tagen
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Wenn Sie für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind, wurden Sie wahrscheinlich schon einmal im Rahmen einer Budgetbesprechung oder einer Führungssitzung nach der Nutzungsrate Ihres Mitarbeiterunterstützungsprogramms (EAP) gefragt. Es ist die Kennzahl, die jeder wissen will: Wird dieses Programm tatsächlich genutzt?
Doch genau hier scheitern die meisten Diskussionen: an der Zahl selbst. Sind 6 % gut? Sollten wir 12 % anstreben? Was bedeuten 8 % überhaupt?
Tatsächlich ist die Auslastungsrate des EAP ein Ausgangspunkt, kein endgültiges Urteil. Sie zeigt zwar, wer die Angebote nutzt, aber um die Aussagekraft dieser Zahl zu verstehen und festzustellen, ob sie auf ein Problem hinweist, ist der Kontext entscheidend.
In den folgenden Abschnitten werden wir erläutern, was die EAP-Nutzungsrate misst, wie sie berechnet wird, was Benchmarks aussagen und wie die Zahlen zu interpretieren sind.
Inhaltsverzeichnis:
Wie hoch ist die EAP-Nutzungsrate?
Die Inanspruchnahmequote des Mitarbeiterunterstützungsprogramms (EAP) ist der Prozentsatz der berechtigten Mitarbeiter, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums, in der Regel 12 Monate, mindestens einmal auf Ihr Mitarbeiterunterstützungsprogramm zurückgreifen.
Es handelt sich um eine der am häufigsten erfassten Kennzahlen für betriebliche Programme zur psychischen Gesundheit und dient als Basisindikator dafür, ob Mitarbeiter die angebotenen Unterstützungsangebote nutzen. Die Formel
(Eindeutige EAP-Nutzer ÷ Berechtigte Mitarbeiter) × 100
Beispiel: Organisation mit 10.000 Mitarbeitern
Nehmen wir an, Ihre Organisation hat 10.000 Mitarbeiter, und 800 von ihnen haben das EAP im vergangenen Jahr mindestens einmal in Anspruch genommen.
800 ÷ 10.000 × 100 = 8 % Auslastungsgrad
Ganz einfach. Die Herausforderung liegt aber nicht in der Mathematik, sondern darin, zu wissen, was zählt, was die Zahl bedeutet und ob man Äpfel mit Äpfeln vergleicht.
Was zählt als „Nutzung“?
Bevor Sie Ihre Auslastungsrate interpretieren oder mit Branchenstandards vergleichen können, benötigen Sie Klarheit darüber, wie Nutzung definiert wird. Verschiedene Anbieter und Programme messen unterschiedlich:
Manche zählen jeden dazu, der sich auf der Plattform angemeldet hat.
Andere berücksichtigen nur Mitarbeiter, die eine Eingangsuntersuchung absolviert haben.
Dazu gehören beispielsweise alle Personen, die irgendeine Dienstleistung in Anspruch genommen haben (Beratung, Rechtsberatung, Finanzplanung, Angebote zur Gesundheitsförderung).
Andere zählen nur klinische Sitzungen oder Beratungsgespräche.
Das ist von enormer Bedeutung. Wenn Ihr Anbieter die Anmeldungen auf der Plattform zählt und Sie einen Vergleich mit einem Benchmark anstellen, der abgeschlossene Sitzungen erfasst, messen Sie nicht dasselbe.
Wie lange ist der Messzeitraum?
Die meisten Organisationen messen jährlich, einige verwenden jedoch:
Gleitende 12 Monate (monatlich aktualisiert zur Trendverfolgung)
Kalenderjahr (Januar bis Dezember)
Geschäftsjahr (angepasst an die Budgetzyklen)
Vierteljährliche Momentaufnahmen (nützlich, um saisonale Muster oder Veränderungen nach der Einführung von Initiativen zu erkennen)
Klären Sie stets sowohl den Zeitrahmen als auch die Definition von „Nutzung“, bevor Sie Schlussfolgerungen ziehen oder Vergleiche anstellen.
Was sagen uns die Benchmarks?
Ein häufig zitierter Arbeitgeber-Benchmark stammt von der Laut einer Umfrage der National Business Group on Health aus dem Jahr 2022 lag die durchschnittliche Nutzungsrate der Angebote im Jahr 2021 bei 12 %. Die Mitarbeiter absolvierten im Durchschnitt 4,3 Besuche pro Teilnehmer.
In Großbritannien Der ROI-Bericht von EAPA UK zeigt ähnliche Muster, wobei die durchschnittliche Nutzung bei über 12 % liegt und der historische Basiswert eher bei 10,4 % (basierend auf den Berichtsdaten).
Für einen Überblick auf Praktikerebene darüber, wie EAPs typischerweise verwaltet und evaluiert werden, ist das SHRM-Toolkit zum Management von EAPs eine nützliche Referenz.
Doch das, was diese Zahlen weitaus interessanter macht, als sie zunächst erscheinen, ist Folgendes: Die Spanne reichte von 1 % bis 50 %.
Das ist kein Tippfehler. Manche Organisationen verzeichnen eine Auslastung von 1 %, andere von 50 %. Diese Spanne zeigt, dass Design, Zugang und Vertrauen genauso wichtig sind wie die Auswahl des Anbieters.
Ein praktischer Rahmen zur Interpretation Ihrer Zahl
Es gibt keine allgemein gültige „gute“ Kennzahl; Definitionen und Kontexte variieren. Hier ist eine praktische Faustregel zur Interpretation Ihrer Zahl. Nutzen Sie diese als Diagnoseinstrument, nicht als Bewertungskriterium:
Unter 5 %: Deutet in der Regel auf strukturelle Barrieren, unklare Zugangspunkte, Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit, umständliche Aufnahmeverfahren oder eine grundlegende Diskrepanz zwischen dem Angebot und den Bedürfnissen der Mitarbeiter hin.
5–10 %: Üblicher Bereich für traditionelle EAP-Modelle. Sie befinden sich im typischen Ausgangsbereich, aber es gibt oft erhebliches Verbesserungspotenzial.
10–15 %: Deutet auf eine stärkere Akzeptanz hin. Es lohnt sich zu untersuchen, ob dies auf ein hervorragendes Design und hohes Vertrauen zurückzuführen ist oder ob erhöhter organisatorischer Stress die Zahl beeinflusst.
15–20 %+: Weniger häufig. Weist in der Regel auf sehr geringe Reibungsverluste, unkomplizierten Zugang, hohe Vertraulichkeitsgarantie und oft ein breiteres Leistungsangebot über die traditionelle Beratung hinaus hin.
Die entscheidende Frage lautet nicht: „Sind unsere Zahlen gut?“ , sondern: „Was sagen uns unsere Zahlen über die Mitarbeiterzufriedenheit?“
Ein Programm mit einer Nutzungsrate von 7 % und einer hohen Kontinuität (Mitarbeiter absolvieren mehrere Sitzungen und berichten von positiven Effekten) kann ein Programm mit einer Nutzungsrate von 14 % übertreffen, bei dem jedoch nach dem ersten Kontakt eine hohe Abbruchrate herrscht.
Warum die Auslastung allein nicht die ganze Geschichte erzählt
Die Auslastung ist eine nützliche Ausgangsbasis, aber nur der erste Schritt. Sie zeigt an, wer das System genutzt hat, nicht aber, ob das System effektive und zeitnahe Unterstützung geleistet hat.
Um die Leistung zu verstehen, betrachten Arbeitgeber häufig neben der Auslastung auch Folgendes:
Fortsetzung (Besuche pro Teilnehmer): ob die Mitarbeiter auch nach der ersten Interaktion weiterhin engagiert bleiben.
Geschwindigkeit (Zeit bis zur ersten Unterstützung / Wartezeit): Wie schnell Mitarbeiter nach dem ersten Kontakt sinnvolle Unterstützung erhalten.
Die gemeinsame Erfassung dieser Daten hilft Ihnen, zwischen einem genutzten und einem tatsächlich wirksamen Programm zu unterscheiden. Wenn Sie nur die Nutzung erfassen, entgeht Ihnen möglicherweise das Wichtigste: Sie sehen vielleicht eine gute Inanspruchnahme, aber schwache Ergebnisse, wenn die Teilnehmenden die Behandlung nicht fortsetzen oder zu lange auf die erste Sitzung warten.
Was sollten Sie also tun, wenn Ihre Kennzahl stagniert oder tendenziell sinkt?
Was Sie mit Ihrer Nummer tun können
Wenn Ihre Nutzungsrate seit einem Jahr stagniert oder im niedrigen einstelligen Bereich liegt, ist das kein schlechtes Ergebnis, sondern eine nützliche Information. Es deutet darauf hin, dass die Mitarbeitenden das Programm nicht als zugänglich, vertrauenswürdig oder relevant empfinden, wenn sie Unterstützung benötigen.
Die Lösung liegt in der Regel nicht in weiteren Sensibilisierungskampagnen. Vielmehr geht es darum zu verstehen, wo die Mitarbeiterreise scheitert:
Ist der Einstieg klar und einfach?
Können Mitarbeiter schnell Unterstützung erhalten?
Haben sie das Gefühl, dass ihre Teilnahme vertraulich behandelt wird?
Werden sie aufgefordert, sich selbst zu diagnostizieren, bevor sie anfangen dürfen?
Dies sind Designfragen, keine Kommunikationsfragen.
EAP-Plattformen der nächsten Generation beheben diese Probleme durch geführte Triage, zentrale Anlaufstellen und schnellere Hilfeleistungen. Organisationen, die ihre Systeme am Mitarbeiterverhalten statt an Servicekategorien ausrichten, verzeichnen durchweg eine bessere Nutzung und Kontinuität.
Kyan Healths Living EAP steht für diesen Wandel – EAP 4.0 – ein proaktives Modell, das auf KI-gestützter Triage und nahtloser Weiterbetreuung basiert. Bei On Running führte dieser Ansatz zu Produktivitätssteigerungen von 1,3 Mio. US-Dollar durch weniger Anwesenheit am Arbeitsplatz, einem Rückgang der freiwilligen Fluktuation um 30 % (entsprechend Kosteneinsparungen von 1,1 Mio. US-Dollar) und zusätzlichen Einsparungen von 500.000 US-Dollar durch verbesserte Unterstützung komplexer Fälle.
Wenn Sie sehen möchten, wie Ihre aktuelle Mitarbeiterreise im Vergleich zu diesem Modell der nächsten Generation aussieht, fordern Sie hier ein EAP-Audit an .
Häufig gestellte Fragen zur EAP-Nutzungsrate
Was ist eine gute EAP-Nutzungsrate?
Branchenzahlen deuten auf einen typischen Durchschnittswert von 10–12 % hin, doch die Spanne von 1–50 % zeigt, dass der Kontext wichtiger ist als das Erreichen einer bestimmten Zahl. Konzentrieren Sie sich darauf zu verstehen, was Ihre Quote beeinflusst und ob die teilnehmenden Mitarbeiter davon profitieren.
Wie berechnet man die EAP-Nutzung?
Anzahl der eindeutigen Nutzer ÷ Anzahl der berechtigten Mitarbeiter × 100. Bitte klären Sie genau, was als „Nutzer“ gilt (Anmeldung? Bewertung? Sitzung?) und über welchen Zeitraum.
Warum könnte unsere Auslastungsrate niedrig sein?
Häufige Ursachen sind unklare Zugangswege, Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit, langsamer Zugang zu erster Unterstützung, komplexe Aufnahmeverfahren oder die Aufforderung an die Mitarbeitenden, ihre Bedürfnisse selbst einzuschätzen. (Weitere Informationen zu den Gründen für die geringe Inanspruchnahme und Lösungsansätzen finden Sie in unserem Begleitartikel: Warum Mitarbeitende Ihr EAP nicht nutzen .)
Bedeutet höhere Auslastung immer bessere Leistung?
Nicht unbedingt. Eine hohe Auslastung kann auf hervorragende Erreichbarkeit hinweisen, aber auch auf erhöhte organisatorische Belastungen (z. B. Umstrukturierungen, Krisen oder Phasen hoher Arbeitsbelastung). Um die tatsächlichen Zusammenhänge zu verstehen, sollten Auslastungsdaten mit Vertragsverlängerungsraten und Mitarbeiterfeedback kombiniert werden.
