Wer für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden verantwortlich ist, wurde in einer Budgetrunde oder einem Führungsmeeting vermutlich schon nach der Nutzungsrate des Employee Assistance Programme (EAP) gefragt. Es ist die Kennzahl, die alle wissen wollen: Nutzen die Menschen dieses Programm überhaupt?
Genau hier bleiben die meisten Gespräche hängen: an der Zahl selbst. Sind 6 % gut? Sollten wir 12 % anstreben? Und was bedeuten 8 % eigentlich?
Die Wahrheit ist: Die EAP-Nutzungsrate ist ein Ausgangspunkt, kein Urteil. Sie zeigt, wer durch die Tür kommt. Um zu verstehen, was Ihre Zahl bedeutet und ob sie auf ein Problem hinweist, braucht es Kontext.
In den folgenden Abschnitten klären wir, was die EAP-Nutzungsrate misst, wie sie berechnet wird, was Benchmarks aussagen und wie Sie Ihre Zahlen einordnen.
Was ist die EAP-Nutzungsrate?
Die EAP-Nutzungsrate ist der Anteil der bezugsberechtigten Mitarbeitenden, die Ihr Employee Assistance Programme innerhalb eines definierten Zeitraums mindestens einmal nutzen, üblicherweise innerhalb von 12 Monaten.
Sie gehört zu den am häufigsten erhobenen Kennzahlen für Programme zur mentalen Gesundheit am Arbeitsplatz und dient als Grundindikator dafür, ob Mitarbeitende die verfügbare Unterstützung annehmen. Die Formel
(Einzelne EAP-Nutzende ÷ bezugsberechtigte Mitarbeitende) × 100
Beispiel: Organisation mit 10.000 Mitarbeitenden
Angenommen, Ihre Organisation hat 10.000 Mitarbeitende, und 800 davon haben das EAP im vergangenen Jahr mindestens einmal genutzt.
800 ÷ 10.000 × 100 = 8 % Nutzungsrate
So weit, so einfach. Die Schwierigkeit liegt nicht in der Rechnung, sondern darin, zu wissen, was mitzählt, was die Zahl bedeutet und ob Sie wirklich Vergleichbares vergleichen.
Was gilt als „Nutzung“?
Bevor Sie Ihre Nutzungsrate einordnen oder mit Branchen-Benchmarks vergleichen können, brauchen Sie Klarheit darüber, wie Nutzung definiert ist. Anbieter und Programme messen unterschiedlich:
Manche zählen alle, die sich auf der Plattform angemeldet haben
Andere zählen nur Mitarbeitende, die ein Erstassessment abgeschlossen haben
Manche zählen alle, die irgendeine Leistung in Anspruch genommen haben (Beratung, Rechtsberatung, Finanzplanung, Ressourcen zur Selbstfürsorge)
Andere zählen ausschließlich klinische oder Beratungssitzungen.
Das macht einen enormen Unterschied. Wenn Ihr Anbieter Plattform-Logins zählt und Sie mit einem Benchmark vergleichen, der abgeschlossene Sitzungen zählt, messen Sie nicht dasselbe.
Welcher Messzeitraum gilt?
Die meisten Organisationen messen jährlich, manche nutzen aber:
Rollierende 12 Monate (monatlich aktualisiert, um Trends zu verfolgen)
Kalenderjahr (Januar bis Dezember)
Geschäftsjahr (passend zu den Budgetzyklen)
Quartalsweise Momentaufnahmen (hilfreich, um saisonale Muster oder Effekte nach Initiativen zu erkennen)
Klären Sie immer beides, den Zeitraum und die Definition von „Nutzung“, bevor Sie Schlüsse ziehen oder Vergleiche anstellen.
Was sagen die Benchmarks?
Ein viel zitierter Benchmark für Arbeitgeber stammt aus der Umfrage der National Business Group on Health aus dem Jahr 2022: Arbeitgeber meldeten für 2021 eine durchschnittliche Nutzungsrate von 12 %, bei durchschnittlich 4,3 Terminen pro teilnehmender Person.
In Großbritannien zeigt der ROI-Bericht von EAPA UK ähnliche Muster: Die durchschnittliche Nutzung liegt über 12 %, der historische Ausgangswert näher bei 10,4 % (bezogen auf den dortigen Datensatz).
Als praxisnahe Referenz dazu, wie EAPs üblicherweise gesteuert und bewertet werden, eignet sich das SHRM-Toolkit zum Management von EAPs besonders gut.
Doch das eigentlich Spannende an diesen Zahlen zeigt sich erst auf den zweiten Blick: Die Spanne reichte von 1 % bis 50 %.
Das ist kein Tippfehler. Manche Organisationen kommen auf 1 % Nutzung, andere auf 50 %. Diese Spanne zeigt, dass Design, Zugang und Vertrauen genauso viel ausmachen wie die Wahl des Anbieters.
Ein praktischer Rahmen zur Einordnung Ihrer Zahl
Die eine allgemeingültige „gute“ Rate gibt es nicht, dafür unterscheiden sich Definitionen und Kontexte zu stark. Hier ist eine praktische Faustregel für die Einordnung Ihrer Zahl. Nutzen Sie sie als diagnostische Linse, nicht als Zeugnis:
Unter 5 %: Deutet meist auf strukturelle Hürden hin: unklare Zugangswege, Sorgen um die Vertraulichkeit, umständliche Aufnahmeprozesse oder eine grundsätzliche Lücke zwischen Angebot und tatsächlichem Bedarf.
5 bis 10 %: Üblicher Bereich für klassische EAP-Modelle. Sie liegen im typischen Ausgangsbereich, meist mit deutlichem Verbesserungspotenzial.
10 bis 15 %: Spricht für eine stärkere Verbreitung. Es lohnt zu prüfen, ob dahinter gutes Design und Vertrauen stehen oder ob erhöhte Belastung in der Organisation die Zahl treibt.
15 bis 20 % und mehr: Seltener. Steht meist für sehr geringe Hürden, klare Zugänge, glaubwürdige Vertraulichkeit und oft ein Angebot, das über klassische Beratung hinausgeht.
Die entscheidende Frage lautet nicht „Ist unsere Zahl gut?“ Sie lautet: „Was sagt unsere Zahl über das Erleben der Mitarbeitenden aus?“
Ein Programm mit 7 % Nutzung und hoher Fortführung, bei dem Mitarbeitende mehrere Sitzungen absolvieren und von Nutzen berichten, kann eines mit 14 % Nutzung übertreffen, bei dem viele nach dem ersten Kontakt abspringen.
Warum die Nutzung allein nicht die ganze Geschichte erzählt
Die Nutzung ist ein nützlicher Ausgangswert, aber eben nur der erste Schritt. Sie zeigt, wer ins System gefunden hat, nicht, ob das System wirksame und rechtzeitige Unterstützung geliefert hat.
Um die Leistung zu beurteilen, betrachten Arbeitgeber neben der Nutzung häufig:
Fortführung (Termine pro teilnehmender Person): ob Mitarbeitende über den ersten Kontakt hinaus dabeibleiben.
Geschwindigkeit (Zeit bis zur ersten Unterstützung, Wartezeit): wie schnell Mitarbeitende nach dem Erstkontakt spürbare Hilfe erhalten.
Wer beides zusammen verfolgt, kann ein Programm, das genutzt wird, von einem unterscheiden, das tatsächlich wirkt. Wer nur die Nutzung misst, übersieht leicht das Wesentliche: Die Inanspruchnahme kann ordentlich aussehen, die Ergebnisse aber schwach bleiben, wenn Menschen die Versorgung nicht fortsetzen oder zu lange auf die erste Sitzung warten.
Was also tun, wenn Ihre Zahl stagniert oder niedrig ist?
Was Sie mit Ihrer Zahl anfangen
Wenn Ihre Nutzungsrate seit einem Jahr stagniert oder im niedrigen einstelligen Bereich liegt, ist das kein „schlechtes Zeugnis“, sondern eine nützliche Information. Sie deutet darauf hin, dass Mitarbeitende das Programm nicht als zugänglich, vertrauenswürdig oder passend erleben, wenn sie Unterstützung brauchen.
Die Antwort sind meist keine weiteren Aufklärungskampagnen. Es geht darum zu verstehen, wo die Reise der Mitarbeitenden abbricht:
Ist der Einstieg klar und einfach?
Erhalten Mitarbeitende schnell Unterstützung?
Sind sie sicher, dass ihre Teilnahme vertraulich bleibt?
Müssen sie sich selbst diagnostizieren, bevor es losgeht?
Das sind Fragen des Designs, nicht der Kommunikation.
EAP-Plattformen der nächsten Generation setzen genau an diesen Reibungspunkten an: geführte Triage, ein einziger Einstieg und eine kürzere Zeit bis zur Unterstützung. Organisationen, die entlang des Verhaltens der Mitarbeitenden statt entlang von Leistungskategorien gestalten, erreichen durchgehend bessere Nutzung und Fortführung.
Das Living EAP von Kyan Health steht für genau diesen Wandel, EAP 4.0: ein proaktives Modell auf Basis KI-gestützter Triage und nahtloser Fortführung. Bei On Running brachte dieser Ansatz 1,3 Mio. $ an Produktivitätsgewinnen durch weniger Präsentismus, einen Rückgang der freiwilligen Fluktuation um 30 % (im Wert von 1,1 Mio. $ an Kosteneinsparungen) und weitere 500.000 $ Einsparungen durch bessere Unterstützung in komplexen Fällen.
Wenn Sie sehen möchten, wie sich Ihre heutige Employee Journey zu diesem Modell der nächsten Generation verhält, fordern Sie hier ein EAP-Audit an.
Häufige Fragen zur EAP-Nutzungsrate
Was ist eine gute EAP-Nutzungsrate?
Branchendaten legen 10 bis 12 % als typischen Durchschnitt nahe, doch die Spanne von 1 bis 50 % zeigt: Der Kontext zählt mehr als das Erreichen einer bestimmten Zahl. Konzentrieren Sie sich darauf, zu verstehen, was Ihre Rate treibt und ob die Menschen, die das Angebot nutzen, davon profitieren.Wie berechnet man die EAP-Nutzung?
Einzelne Nutzende ÷ bezugsberechtigte Mitarbeitende × 100. Klären Sie dabei unbedingt, was als „Nutzung“ gilt (Login? Assessment? Sitzung?) und über welchen Zeitraum gemessen wird.Warum könnte unsere Nutzungsrate niedrig sein?
Häufige Ursachen sind unklare Einstiegspunkte, Sorgen um die Vertraulichkeit, ein langsamer Zugang zur ersten Unterstützung, komplizierte Aufnahmeprozesse oder die Anforderung, den eigenen Bedarf selbst zu diagnostizieren. (Eine ausführliche Betrachtung, warum die Nutzung niedrig bleibt und was hilft, finden Sie in unserem Begleitartikel: Warum Mitarbeitende Ihr EAP nicht nutzen.)
Bedeutet eine höhere Nutzung immer bessere Leistung?
Nicht zwangsläufig. Eine hohe Nutzung kann für hervorragende Zugänglichkeit stehen, aber ebenso für erhöhte Belastung in der Organisation, etwa bei Umstrukturierungen, Krisen oder besonders fordernden Phasen. Kombinieren Sie die Nutzungsdaten mit Fortführungsraten und Rückmeldungen der Mitarbeitenden, um zu verstehen, was wirklich passiert.
