Prokrastination am Arbeitsplatz: Wie kann ich sie loslassen?

Hast Du Dich jemals dabei erwischt, wie Du Dich von der Arbeit drückst und Dich in den Tiefen von Instagram oder LinkedIn verlierst, anstatt Dich auf Deine Aufgaben zu fokussieren?  Diese Verhaltensweisen werden oft der Prokrastination zugeschrieben, also dem unnötigen und freiwilligen Aufschieben der Erledigung einer Aufgabe. Entgegen der verbreiteten Meinung ist dieses Verhalten nicht auf einen Mangel an Disziplin, Selbstbeherrschung, Zeitmanagement oder Faulheit zurückzuführen. Vielmehr wird es häufig durch negative Emotionen wie Besorgnis, Stress oder die Angst vor dem Versagen ausgelöst. Wird hier nicht angemessen interveniert, kann sich daraus ein Teufelskreis aus Selbstkritik, verurteilenden Gedanken und weiterer Vermeidung entwickeln. In diesem Artikel werden wir die Ursachen und Auswirkungen der Prokrastination am Arbeitsplatz beleuchten und praktische Strategien und Tipps liefern, um die “Aufschieberitis” zu überwinden und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Ob Du nun selbst endlich aus dem Prokrastinations-Kreislauf aussteigen möchtest oder Dich einfach nur für die Psychologie hinter diesem Verhalten interessierst – dieser Artikel ist genau das, wonach Du suchst!

Was genau versteht man unter Prokrastination?

Wie zu Beginn unseres Artikels erwähnt, kann Prokrastination als das freiwillige und unnötige Hinauszögern oder Aufschieben der Erledigung von Aufgaben bzw. Arbeiten definiert werden. Dieses Verhalten zeichnet sich dadurch aus, dass man sich vor der Arbeit oder wichtigen Aufgaben drückt, was häufig dazu führt, dass man sich in letzter Minute hetzt oder Fristen versäumt. Wenn man prokrastiniert, beschäftigt man sich mit verschiedenen Aktivitäten, die vorübergehend Erleichterung verschaffen oder von der anstehenden Aufgabe ablenken. Allerdings kann die “Aufschieberitis” beträchtliche Folgen mit sich bringen, insbesondere am Arbeitsplatz.

Hier sind einige typische Anzeichen für Prokrastination:

• Ständiges Hinauszögern von Fristen für Aufgaben oder Projekten
• Gefühl von Überforderung oder Angst, wenn man mit der Arbeit konfrontiert wird
• Beschäftigung mit unproduktiven Aktivitäten, um die Arbeit zu vermeiden
• Aufschieben von wichtigen Aufgaben bis zur letzten Minute
• Ein Kreislauf aus Schuldgefühlen, Stress und Selbstkritik aufgrund unerledigter Aufgaben

Prokrastination am Arbeitsplatz

Prokrastination am Arbeitsplatz hat eine Reihe negativer Folgen sowohl für die Beschäftigten als auch für das jeweilige Unternehmen oder die Organisation. Das Erkennen der Anzeichen und ein Bewusstsein für die Auswirkungen der Prokrastination helfen Einzelpersonen und Organisationen dabei, proaktive Schritte zu unternehmen, um dieses Verhalten zu überwinden und ein produktiveres und effizientes Arbeitsklima zu schaffen. 

Die potentiellen negativen Konsequenzen der Prokrastination am Arbeitsplatz

Zu den negativen Folgen der Prokrastination am Arbeitsplatz zählen unter anderem:

• Geringe Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz
• Kürzere Beschäftigungsdauer
• Vermehrte Probleme mit der psychischen Gesundheit, wie Gefühle der Angst oder Schuld
• Reduzierte Produktivität
• Geringere Teamleistung
• Verpasste Fristen

Die verschiedenen Formen der Prokrastination am Arbeitsplatz

Prokrastination am Arbeitsplatz kann auf vielfältige Weise erfolgen. Hier sind einige gängige Formen:

•  “Socialising”: Damit gemeint ist die übermäßige Beteiligung an nicht arbeitsbezogenen Gesprächen, anstatt sich auf die Arbeitsaufgaben zu konzentrieren. Es ist überaus wichtig, sich bei der Arbeit mit den Kolleg:innen auszutauschen, um Beziehungen aufzubauen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern. Wenn man jedoch einen Großteil seiner Arbeitszeit damit verbringt, mit Kolleg:innen oder Freunden über die neueste Version eines Videospiels zu diskutieren oder sich an Debatten über die besten Restaurants der Stadt zu beteiligen, ist dies ein Paradebeispiel für Prokrastination am Arbeitsplatz.
• Häufiger Aufgabenwechsel: Dabei handelt es sich um ein häufig gezeigtes Verhalten, bei dem man zwischen verschiedenen Aufgaben oder Projekten hin- und herwechselt, ohne sie zu Ende zu bringen. Stell Dir zum Beispiel vor, dass Du an einem komplexen Projekt arbeitest und Deine Konzentration durch eingehende E-Mail-Benachrichtigungen unterbrochen wird, die auf Deinem Laptop-Bildschirm eingeblendet werden. Trotz Deiner ursprünglichen Absicht, Dich auf das Projekt zu konzentrieren, kannst Du der Versuchung nicht widerstehen und ertappst Dich dabei, wie Du durch diese Nachrichten scrollst und Dich mit anderen Aufgaben beschäftigst, während Deine Hauptaufgabe unerledigt bleibt und in der Warteschleife hängt.  
• Übermäßiges Planen: Eine weitere Form des Aufschiebens besteht darin, übermäßig viel Zeit mit Planen und Organisieren zu verbringen, ohne die Aufgabe tatsächlich in Angriff zu nehmen. Stunden vergehen, während Du Dich in die Planung Deines Projekts vertiefst, To-Do-Listen erstellst, farblich gekennzeichnete Kalender anlegst oder einfach nur auf den “perfekten” Moment wartest, um loszulegen.
• Mangelnde Prioritätensetzung: Wir versäumen es, klare Prioritäten zu setzen und verbringen unsere Zeit mit weniger wichtigen Aufgaben, während wir wesentliche Aufgaben vernachlässigen. Das führt dazu, dass wir uns mit Aufgaben von geringer Priorität beschäftigen, z. B. mit dem Ordnen von Akten, anstatt an wichtigen Projekten zu arbeiten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Indem wir uns dieser Formen der Prokrastination bewusst werden, können wir einen Einblick in unser eigenes Verhalten gewinnen und Strategien entwickeln, um sie zu bekämpfen, was letztlich in einer Verbesserung der Produktivität und der beruflichen Leistung mündet.

Wie kann man Prokrastination überwinden?

Eine Möglichkeit, den Kreislauf der Prokrastination zu durchbrechen, besteht darin, zu verstehen, warum Prokrastination auftritt. Die Theorie der zeitlichen Motivation (Temporal Motivation Theory) erklärt, dass vier Faktoren über unsere Motivation, eine Aufgabe zu erledigen, entscheiden:

• Der Wert: Wie wichtig uns die Belohnung für den Abschluss unserer Aufgabe ist
• Die Erwartung: Unsere Auffassung darüber, wie wahrscheinlich es ist, dass wir unsere Aufgabe erledigen werden
• Die Verzögerung: Wie nah oder fern hinsichtlich der Zeit und/oder des Arbeitsaufwandes wir dem Abschluss unserer Aufgabe sind
• Die Impulsivität: Wie anfällig wir für Ablenkungen sind

Wie man Prokrastination im Arbeitskontext in den Griff bekommt

Glücklicherweise gibt es viele Schritte, die Du unternehmen kannst, um Prokrastination zu überwinden und Deine Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern – hier ein paar Vorschläge:

• Setze klare Ziele und Deadlines: Die Zielsetzung ist ein wirkungsvolles und motivierendes Tool, das Dir dabei hilft, eine realistische Vorstellung davon zu bekommen, wie Du Deine Arbeit erledigen kannst. Die Formulierung klarer und realistischer Ziele unterstützt Dich darin, konzentriert und am Ball zu bleiben. Definiere klar, was erreicht werden soll, und lege für jede Aufgabe spezifische Fristen fest.
• Setze Prioritäten: Das Setzen klarer Prioritäten hilft Dir dabei, Kontrolle über Deine Zeit und Energie zu gewinnen und Aufgaben zu erkennen, die sofort erledigt werden sollten. Erstelle eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben, sortiere sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und lasse die weniger wichtigen Aufgaben beiseite.
• Finde Dein “Warum”: Wenn Du einen klaren Grund hast, warum die Erledigung der Aufgabe zu Deinem Besten ist (egal wie unattraktiv die Aufgabe auch sein mag), kannst Du Deine Motivation steigern. Finde einen Grund und sprich ihn klar und deutlich vor Dir selbst aus. Erinnere Dich selbst daran, dass ein Licht am Ende des Tunnels auf Dich wartet und dass Du erleichtert sein wirst, wenn alles gesagt und getan ist.
• Erstelle einen Plan: Ein klarer Plan mit einem konkreten Ziel und präzisen Instruktionen ist der erste Schritt, um Deinen Geist zum Handeln zu bewegen. Die Zerlegung von Aufgaben in kleinere Teilaufgaben trägt dazu bei, dass die Aufgabe überschaubarer und leichter handhabbar wird und Du Dich Deinem Ziel näher fühlst. Somit können auch die überwältigenden Gefühle vermindert werden, die wir beim Prokrastinieren erleben.
• Vermeide Ablenkungen: Es kann sehr herausfordernd sein, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben. Wenn es so einfach wäre, würden wir diesen Artikel über Prokrastination gar nicht erst verfassen! Zwei hervorragende Möglichkeiten, um Ablenkungen zu minimieren, sind das Ausschalten sämtlicher elektronischer Geräte und das Fernhalten von sozialen Medien. Wenn Du Deine Geräte kontrollierst, anstatt zuzulassen, dass sie Dich kontrollieren, wird es Dir leichter fallen, Deine Gesamtproduktivität zu steigern.
• Probiere die Kyan Health App aus: Kyan Healths Übung “Adieu, Prokrastination!”, die Du im App-Bereich “Selbstfürsorge” findest, wurde entwickelt, um Dir sofortige Unterstützung im Kampf gegen die Aufschieberitis zu bieten. Auch unsere Achtsamkeitsmeditationen können Dir dabei helfen, den richtigen mentalen Zustand zu erlangen, um Dich zu konzentrieren und die Prokrastination langfristig zu überwinden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Überwindung der Prokrastination möglich ist, wenn man die zugrunde liegenden Faktoren versteht, wirksame Strategien anwendet und eine förderliche Arbeitsumgebung schafft. Durch den Ausbruch aus dem Kreislauf der Prokrastination gelingt es Dir, Deine Produktivität zu steigern, Deine Ziele zu erreichen und im Arbeitsleben ein Gefühl der Erfüllung zu verspüren.

Wenn Du mehr darüber lernen möchtest, wie Du die Prokrastination in den Griff bekommst, buche eine Demo bei uns oder besuche www.kyanhealth.com, um mehr zu erfahren.